デスクトップのアイコンお片付けは誤送信事故防止に

先日ご紹介したのは「仕事効率化」の観点でした。

本日は、仕事における「メール誤送信事故防止」の観点から。


誤送信って、本当に怖い。

何度も何度も送るファイルの内容が間違っていないか確認しても、それでも間違えることがある。。送った後に青ざめた経験、ありませんか。。?(自問自答・・汗)添付ファイルは、送ってしまったら取り返せません!!こわすぎ!!その操作、ほんとに大丈夫?と自分に聞いてみてください!


自分の情報なら自分で責任取れますが、仕事をする以上は他人、他社の情報を扱いますので、送信事故は絶対に回避したほうがいいし、仕組化すればかなりの事故を防げます。忙しい時に慌ててしまうから起こる事故。忙しい時に限って、だからこそ、忙しい時も間違わない仕組みづくりを。


メールに添付するファイル、どうやって選んで添付まで操作していますか。



メールソフトの「添付」ボタンからフォルダを探して添付?

どこかに置いているファイルをドラッグ&ドロップでメールに移動?




私の仕組化の例を。

デスクトップを空(から)にすると決めているので、その日作業する途中の一時的なファイルだけが置いてあります。

ファイルに添付して送る時の動作を言葉にすると・・


①デスクトップのファイルの状態がゼロであることを確認(ゼロでない場合はしかるべき場所に移動して保存)

②送信するファイルをデスクトップに保存する

③開く

④OKであることを確認してファイルを閉じる(パスワードを付ける場合は動作も確認)

⑤メールを新規で開く

⑥メールにドラッグ&ドロップ

⑦宛先を入力

⑧宛先とファイルがあっているか確認

⑨送信(本当に念入りに送る場合はいったん下書きに入れてから送信)


ステップが多いように見えますが、全部意味があります。

選択ミスがないように操作するファイルを限定すること、

宛先を間違えて入れて、途中で操作ミスで送信してしまわないようにすること。


繰り返しますが、「仕組化」がポイントですよー。

自分にあったやり方を決めて、淡々とやってみてくださいね。










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