デスクトップのアイコンお片付けは誤送信事故防止に

先日ご紹介したのは「仕事効率化」の観点でした。

本日は、仕事における「メール誤送信事故防止」の観点から。

誤送信って、本当に怖い。

何度も何度も送るファイルの内容が間違っていないか確認しても、それでも間違えることがある。。送った後に青ざめた経験、ありませんか。。？（自問自答・・汗）添付ファイルは、送ってしまったら取り返せません！！こわすぎ！！その操作、ほんとに大丈夫？と自分に聞いてみてください！

自分の情報なら自分で責任取れますが、仕事をする以上は他人、他社の情報を扱いますので、送信事故は絶対に回避したほうがいいし、仕組化すればかなりの事故を防げます。忙しい時に慌ててしまうから起こる事故。忙しい時に限って、だからこそ、忙しい時も間違わない仕組みづくりを。

メールに添付するファイル、どうやって選んで添付まで操作していますか。

メールソフトの「添付」ボタンからフォルダを探して添付？

どこかに置いているファイルをドラッグ＆ドロップでメールに移動？

私の仕組化の例を。

デスクトップを空（から）にすると決めているので、その日作業する途中の一時的なファイルだけが置いてあります。

ファイルに添付して送る時の動作を言葉にすると・・

①デスクトップのファイルの状態がゼロであることを確認（ゼロでない場合はしかるべき場所に移動して保存）

②送信するファイルをデスクトップに保存する

③開く

④OKであることを確認してファイルを閉じる（パスワードを付ける場合は動作も確認）

⑤メールを新規で開く

⑥メールにドラッグ＆ドロップ

⑦宛先を入力

⑧宛先とファイルがあっているか確認

⑨送信（本当に念入りに送る場合はいったん下書きに入れてから送信）

ステップが多いように見えますが、全部意味があります。

選択ミスがないように操作するファイルを限定すること、

宛先を間違えて入れて、途中で操作ミスで送信してしまわないようにすること。

繰り返しますが、「仕組化」がポイントですよー。

自分にあったやり方を決めて、淡々とやってみてくださいね。