■書類管理■紙ではなく、情報を持ち歩く。EVERNOTE!

紙類の片付けは、見た目地味だけど、やるのとやらないのではストレスにも時間にも大違いの結果が出ます!


紙の保管はなんのためにしていますか?

  • 捨てたら困るかもしれないから。
  • 子供のものだからなんとなく。
  • 保証書や領収書はとっておかないとならないから。


いろんな理由はありますが、
大きく分類すると、こんな感じでしょうか。

  1. 内容を活用するもの
  2. 証書として必要なもの
  3. 思い出

(今回は2と3は置いといて)1を考えてみると、たとえば、学校のお知らせプリント。

  • 年間計画表、月間スケジュール、時間割、健康記録、、、


いろんな種類はあります。

共通するのは、必要なときにすぐ内容を確認できることが絶対によい、ということ。


ワーキングマザーとしては、家に居ない時間が圧倒的に多いので、家にいくらきちんと分類して置いてても、家にいないと確認できないのはとても不便です。

そもそもどんな人でも24時間365日家に張り付いているわけじゃないので、家にある書類を見たいのに見えない、というシチュエーションは必ずありますよね(笑)


仕事中に学校から電話があったり、出先でふと予定を確認したり、病院で過去の履歴を見たり。


そういうときに、便利なのは、紙ではなく、情報を持ち歩くこと。


これにはクラウドが向いてます!
私が活用しているのは、Evernoteです。


これは超便利なので超オススメ!


例えば昨日帰ってみると、長女が書類一式持って帰っていまして、
これを見たら「あとでやろう」になりがちですが、ポイントは、見たらソッコーで確認して滞留させないこと。滞留させたら、書類がたくさんになるのでやる気がそがれます。

あけてみると、まあ結構な種類がある。。

さくっとEvernoteを立ち上げて、カメラマークを長押しする。
そうすると、単純に画像を撮影するだけではなくて、書類として認識してくれます。

適当に撮影しても、勝手に認識して、文書として真四角に。さらに有料ライセンスなら文字認識までしてくれる。
これにタイトルつけて保存するだけ。

タグをつけたり、フォルダを作ったりできますが、自分が管理できるシンプルな構造にしておくことがポイントです。

フォルダに保存すると、タイトルとプレビュー画面が出て、必要な時はプレビューを探すもよし、検索するもよし。



これでいつでもどこでも書類の確認できます。

例えば画像にある、「勤務証明書」は、毎年2月に保育園に提出する書類ですが、毎回「ああ前回何を書いたんだっけ・・誰に頼んでいつ出したんだっけ・・」と書類を見るたびにげんなりするのですが、書き込んだ状態で最後にパシャっと保存しておけば、翌年作成のときにすぐ比較できて、過去を振り返って悩む必要がありません。

ほかにも、例えば

  • 病院で子供の身長体重聞かれたらすぐデータがわかる
  • 学校から「未提出」と言われたものの子供に渡したはずの書類の内容と提出日がすぐわかる
  • 保険証番号を聞かれてすぐ答えられる
  • パスポートコピーを出してくださいと言われたらコピー機までいかなくても印刷できる

と、すぐ終わります。

問題があるとすれば、スマホの電源があるかないかぐらい。


帰って確認しよう、とおもったら、タスクとして記憶しなくてはなりませんが、すぐ終わればタスクにすらなりません。


考えるべきことは、ほかにたくさんあるんだから、終わらせるべきことはサクッと終わらせよう!


あと、Evernoteに保存したら、保存が必須のもの以外はとっておく必要がないので捨てちゃってくださいませ。保管場所も困らない、必要なものだけがある空間が手に入りますよ!


心配だったら、しばらく保管ボックスを作っておけば問題なしです。たいてい、見ることもなく全部捨てることになりますが安心のための場所づくりも効果的です。



書類管理にお試しくださいませ!

教えてほしい、という場合はサポートしますのでご連絡くださいね!




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